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日々の業務でExcel(エクセル)を使用する方は多いでしょう。さまざまな関数や機能を持つExcelは、単純な計算から複雑なデータのグラフ化までこなす便利なソフトウェアです。
高度なデータ分析でなければ、Excelを用いてデータ分析することも可能です。ここでは、Excelでデータ分析を行う際に知っておくべきスキルについてご紹介します。

データ入力の効率を上げる

img2.jpg例えば、どこかの店のデータ分析を行う場合、商品名や単価などをいちいち手入力して膨大な時間と手間をかけていませんか。また、データの量が膨大で、その中から欲しいデータを見つけ出すのに苦労された経験はありませんか。
そのような場合にVLOOKUP関数を利用しましょう。データ入力の手間が省け、簡単に欲しいデータの検索を行うことができます。
VLOOKUP関数を使用する前には、表とは別にデータの一覧表を用意しておく必要があります。一覧表に商品名や単価、商品IDなどを入力しておくことによって、表に商品IDを入力するだけで商品名や単価が自動で入力されるようになります。
また横方向に検索したい場合は、HLOOKUP関数を使用しましょう。HLOOKUP関数はVLOOKUP関数と使用方法はほとんど変わりませんが、縦方向に検索するVLOOKUP関数に対して、HLOOKUP関数は横方向に検索することが可能です。

累計を求める作業を簡単にする

電卓を使用しての細かい計算や累計を求める作業は難しく、計算ミスを起こす恐れがあります。例えば、A1?A10のセルの値の合計を求めたい場合、「=A1+A2+......A10」のように合計を求めていくのは手間と時間がかかり大変です。しかし、「=SUM(A1:A10)」のようにSUM関数を利用することによって、効率的に合計を求めることができます。
また、SUMIF関数DSUM関数を利用することによって、条件を付けて累計を求めることが可能です。SUMIF関数とは「SUMIF(範囲・検索条件・合計範囲)」の書式で使用し、範囲と検索条件によって指定したセルの合計値を返します。しかし、2つ以上の検索条件がある場合は集計を出すことができないため、そのような場合はDSUM関数を使用します。

視覚的にデータを分析する

img3.jpgこれまでデータ分析を行うためには、ある程度の手順を踏む必要がありました。まず表を作成し、その次にそれをどのように分析するかを考えます。効果的な分析方法を選ぶのは、高いスキルを必要とする作業です。
しかし、Excel2013にクイック分析機能が追加されたことによって、折れ線グラフなどのグラフを素早く作成したり、スーパークラインを作成してデータの推移を見ることができます。
Excel 2007やExcel 2010で分析ツールを利用する場合は、分析ツールアドインを組み込むことでデータ分析を行うことができます。

大量のデータ分析には分析ツールがおすすめ

関数やクイック分析機能などが使用できるExcelは、データ分析を行う際に非常に便利なツールです。しかしExcelは、データ量が一定のサイズを超えると読み込むことができません。そのため、Excelは大量のデータを扱う分析には向いていないと言えます。(Excelで取り扱えるデータの限度は1,048,576 行 x 16,384 列まで)POSデータやログデータのような膨大な数のデータを分析することは難しいでしょう。
AccessやMySQL、RDBMSなどのデータベース管理システムを利用することも1つの手ですが、SQR(DB言語)などの専門知識や学習が必要となるため、素人にはハードルが高くなります。
そこでおすすめなのが「分析ツール」です。分析ツールを使用することによって、大量にあるデータを高速に分析することが可能となります。

おわりに

ここまで、Excelでデータ分析を行う際に知っておくべきスキルをご紹介しました。Excelにある関数やクイック分析機能などの機能を活用することにより、作業効率を向上させることが可能です。Excelのスキルを習得して、ぜひデータ分析に役立ててください。また、データ分析ツールを使用するのも効果的な手段です。分析ツールは、大量のデータ分析も高速に行うことができ、高度な知識も必要としないため誰でも簡単に使用することができます。Excelと併用して分析ツールも活用してはいかがでしょうか。